Comment gérer les réunions Zoom

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Comment gérer les réunions Zoom

Publié le 10 janvier 2022 par johnspence

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J’ai envoyé cette note à l’un de mes clients de coaching. À cause de Covid, presque toutes ses interactions avec son équipe se faisaient via des réunions Zoom, elle m’a donc demandé des conseils pour les rendre aussi efficaces que possible.

Robin,

Sur la base de notre discussion de la semaine dernière, j’ai souhaité mettre en place cet aperçu pour améliorer vos réunions Zoom. Je suis sûr que vous connaissez et faites déjà une grande majorité de ces choses, mais c’est bien d’avoir un rappel et éventuellement de découvrir quelques nouvelles astuces. Voici tout ce qui m’est venu à l’esprit.

1. Ayez un ordre du jour.

Asseyez-vous au moins trois ou quatre minutes avant la réunion, sortez une feuille de papier et préparez-vous pour la réunion, comme une réunion ordinaire. Ayez un ordre du jour, un objectif spécifique pour la réunion et une liste des informations que vous devez partager et des informations que vous devez collecter. Même si vous n’organisez pas la réunion Zoom, vous devriez toujours être exceptionnellement bien préparé.

2. Avant de vous connecter, videz votre bureau et votre esprit.

Éteignez les autres moniteurs si vous en avez, éteignez votre téléphone et obtenez une partie propre de votre bureau où vous pouvez vous asseoir et prendre des notes sans aucune distraction. Concentrez-vous entièrement sur la réunion. N’essayez pas d’effectuer plusieurs tâches à la fois.

3. Venez préparé.

Ayez déjà à portée de main toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin pour la réunion : calendrier, rapports, données, mémos, organigramme. Vous ne voulez pas rechercher ce genre de choses pendant la réunion. Assurez-vous également d’avoir lu attentivement toutes les notes ou informations relatives à la réunion.

4. Assurez-vous que vous avez bonne mine lors de l’appel Zoom.

Évitez d’être rétro-éclairé. Obtenez un bon éclairage pour votre visage. Utilisez une caméra et un microphone de haute qualité. Si vous partez sans écran vert, assurez-vous que l’atmosphère derrière vous est propre et non gênante. De plus, lorsque vous utilisez un écran vert, assurez-vous que l’arrière-plan que vous choisissez n’est pas gênant. Lorsque vous parlez, regardez directement dans la caméra. De cette façon, vous aurez l’impression d’établir un contact visuel avec d’autres personnes lors de l’appel. Si les gens ne peuvent pas vous voir et vous entendre clairement, cela nuira considérablement au succès de la réunion.

5. Assurez-vous qu’il existe des règles de base et des attentes claires pour la réunion.

Combien de temps durera la réunion Zoom ? Quel est l’objectif général de la réunion? Qui est à l’appel et pourquoi ? Quel est le résultat spécifique souhaité de la réunion ? Cela ne devrait prendre que quelques secondes à couvrir, mais il est important de donner le ton et de vérifier pourquoi cette rencontre est nécessaire. Si vous êtes en charge de la réunion, je vous recommande fortement d’envoyer ces informations au moins un jour avant la réunion afin que tout le monde connaisse les règles de base et arrive à la réunion bien préparé.

6. Pendant la réunion, utilisez ces outils pour garder la conversation concentrée et sur la bonne voie :

  • Tout le monde participe : vérifiez de temps en temps avec des personnes spécifiques pour vous assurer qu’elles sont engagées ou pour obtenir leur expertise ou leur opinion unique. Jean, qu’est-ce que tu en penses ? Wendy, avez-vous quelque chose à ajouter ? Bob, j’aimerais savoir ce que vous en pensez. Sue, nous n’avons pas eu de vos nouvelles depuis un moment ; Que pensez-vous de cette idée?
  • Questions de vérification de la perception : Est-ce que ça sonne bien ? Quels problèmes voyez-vous ? Est-ce que quelqu’un est mal à l’aise avec ça ? Quelqu’un a-t-il un souci ? Est-ce clair à 100 % ? Cela vous semble-t-il raisonnable ? De quoi avons-nous besoin de parler davantage tout en ayant tout le monde au téléphone ? Y a-t-il une question que nous avons oublié de poser ou quelque chose que nous avons omis ?
  • Questions de contrôle : cela permet de « contrôler » la quantité d’informations qu’une personne fournit, qu’il s’agisse d’une réponse très ciblée ou d’une réponse complète. Quel est le problème numéro un avec… Veuillez me donner ce que vous pensez être les trois principales raisons … Quels sont tous les problèmes autour … Pourriez-vous partager avec nous tout ce que vous pensez que nous devons savoir sur … Que considérez-vous comme les deux ou trois principaux problèmes … Avec autant de détails pourriez-vous m’aider à comprendre votre réflexion autour de …
  • Coussins : ce que vous mettez sur le devant d’une question difficile ou pointue pour y entrer à l’aise et montrer à l’autre personne que vous posez cette question difficile parce que vous essayez de l’aider. Pour que je puisse mieux soutenir votre équipe, pourriez-vous m’expliquer… Pour vous assurer que vous avez ce dont vous avez besoin, pourriez-vous s’il vous plaît partager avec moi… Parce que je sais que c’est important pour vous, allez-vous prendre un peu de temps pour passer en revue…
  • Énoncé de condition : c’est quelque chose que vous mettez devant une question difficile ou pointue pour expliquer pourquoi vous la posez : Je parcourais le rapport et j’ai remarqué XXX, ce qui m’a fait me demander… Je parlais à Fred du service informatique et il a soulevé un excellent point ; il a senti… Je lisais le Wall Street Journal ce matin et j’ai vu un article sur XXX, ce qui m’a incité à réfléchir à… comment le voyez-vous ?

Voici une liste de types de questions qui vous aideront à maintenir la conversation ciblée, productive et sur la bonne voie :

  • Va ne va pas: Avons-nous encore besoin d’en discuter? Avons-nous même le pouvoir de prendre cette décision? Sommes-nous les bonnes personnes pour en discuter ? Avons-nous toutes les bonnes personnes à l’appel ? Est-ce le meilleur moment pour en discuter ? Est-ce la bonne chose sur laquelle nous concentrer en ce moment ? Cela serait-il mieux géré par un face-à-face/e-mail ?
  • Clarification : Que veux-tu dire concrètement ? En d’autres termes, ce que vous semblez dire, c’est… D’après tout ce que j’ai entendu, il me semble que les principaux problèmes sont… Je ne suis pas sûr de comprendre exactement où vous voulez en venir ; pourriez-vous prendre une minute pour clarifier… D’après les chiffres que vous avez donnés, il semble que… est-ce exact ? Pourriez-vous être plus précis? Pouvez-vous nous donner un peu plus de détails ?
  • Hypothèses: Comment savons-nous que c’est vrai? Comment pouvons-nous être sûrs que ces chiffres sont exacts ? Sur quelles hypothèses nous basons-nous ? Comment ont-ils mesuré cela? Quelle a été la méthodologie de collecte de ces informations ? Qui a fourni ces informations ? À quoi d’autre est-ce que c’est? En quoi est-ce différent ? Qu’est-ce qui pourrait mal tourner ? En quoi cela est-il unique ?
  • Cause : Qu’est-ce qui a causé cela? Qui était responsable de cet événement ? Selon vous, quelle en était la cause ? Qui a pris cette décision ? Qu’est-ce qui a déclenché cela ? Selon vous, qui ou quoi ont été les principaux moteurs de cela ? Qu’est-ce qui nous a conduit à ce poste ?
  • Impacter: Que penses-tu qu’il va se passer? Comment cela aura-t-il un impact… Quel sera le résultat probable ? Comment cela pourrait-il nous blesser ? Quelles alternatives voyez-vous ? Y a-t-il des avantages ? Selon vous, quelle est la probabilité que cela se produise ?
  • Actions: Que devons-nous faire en premier? Quelles devraient être les prochaines étapes? Où allons-nous ensuite? Comment voulez-vous gérer cela ? Qui sera responsable ? Comment saurons-nous à quoi ressemble le succès ? Quel est le plan de mise en œuvre ? Qui a la responsabilité?

sept. Puisque vous posez d’excellentes questions, l’étape suivante consiste à être excellent à écouter les réponses.

Pour moi, la seule façon de le faire est de supprimer toutes les distractions. Je répète également ce que la personne dit encore et encore dans ma tête pour garder le bavardage mental à distance et m’aider à verrouiller l’information dans mon cerveau. Je résume et paraphrase constamment leurs commentaires dans ma tête pour rester concentré sur ce qu’ils disent, les points importants qu’ils soulèvent et les idées principales qu’ils expriment.

8. En plus d’une excellente écoute, la prise de notes est supérieure.

La clé ici est de créer un système pour vous-même afin d’obtenir rapidement et facilement toutes les informations les plus critiques, une sorte de raccourci unique, avec des symboles et des mots qui ont du sens pour vous. Je ne saurais trop insister sur l’importance de prendre de bonnes notes ; cela a été un épargnant de carrière pour moi plus d’une fois. Assurez-vous de dater toutes les notes, de lister les personnes sur la réunion Zoom et d’indiquer les informations critiques.

9. Des mesures d’action.

Ne mettez jamais fin à une réunion sans déterminer clairement ce qui va se passer ensuite et qui en est responsable. La prochaine étape peut être une autre réunion, un e-mail, le lancement ou la fin d’un projet. Une excellente façon de le faire est d’utiliser vos notes pour donner un bref résumé des principaux sujets abordés. Vérifiez si tout le monde est d’accord. De plus, répertoriez les étapes d’action et les propriétaires d’action. Ensuite, demandez une vérification.

dix. Une dernière opportunité.

Je termine généralement les réunions Zoom avec une dernière occasion pour quiconque d’exprimer son opinion ou ses préoccupations. Ma ligne standard est : Avant de partir, y a-t-il des questions, des préoccupations, des problèmes, des retours, des commentaires, autre chose à offrir ?

11. Passez en revue les informations importantes.

Immédiatement après la réunion, prenez juste une minute ou deux pour revoir vos notes. Ajoutez des informations si nécessaire et classez les notes.

12. Suivi.

Je fais souvent suivre la réunion Zoom avec un résumé rapide à tous les participants réitérant les points clés et les étapes d’action/propriétaires d’action.

13. Répondre aux préoccupations.

Lorsqu’une réunion ne semble pas se dérouler correctement, je contacterai immédiatement quelques personnes clés pour discuter de leurs préoccupations éventuelles.

Eh bien, c’est à peu près tout ce à quoi je peux penser en ce moment ; si j’en trouve d’autres, je l’enverrai. Comme je l’ai dit au départ, vous en saviez probablement déjà une grande partie ; cependant, la question simple est : Faites-vous ces choses à chaque appel Zoom important ?


Si vous souhaitez entrer en contact avec moi, je serais ravi d’avoir de vos nouvelles. S’il vous plaît visitez mon site à https://johnspence.com/contact/ et dites-moi comment je peux vous aider.

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Rien ne motive plus John que de voir ses clients réussir. Si vous avez une question, posez-la lui ! Il est heureux d’aider s’il le peut.

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