Règles de base pour des réunions efficaces

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Règles de base pour des réunions efficaces

Publié le 19 juillet 2021 par john spence

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Nous avons tous été coincés dans une mauvaise réunion. L’ordre du jour et le but de la réunion ? Pas clair. Vous arrivez à l’heure seulement pour que cela commence avec dix minutes de retard. Il suffit d’une seule personne pour donner le ton de la réunion.

Vous trouverez ci-dessous mes règles de base essentielles pour mener une réunion efficace :

1. Ne tenez des réunions que lorsqu’elles sont absolument nécessaires.

2. Faire la rencontre objectifs clairs. Une réunion doit avoir un but précis et défini. Les réunions debout avec des objectifs vagues sont le plus souvent une perte de temps.

3. N’invitez que les personnes qui ont vraiment besoin d’être présentes à la réunion.

4. Créez un ordre du jour qui présente tout ce que vous prévoyez de couvrir, ainsi qu’un calendrier qui accorde un certain nombre de minutes à chaque élément et envoyez-le par e-mail à l’avance.

5. Envoyez les informations clés (telles que les chiffres financiers ou commerciaux) avant la réunion afin que tout le monde puisse les étudier et que vous ne perdiez pas un temps précieux à écouter les rapports. Les membres de l’équipe doivent se préparer à poser des questions précises sur l’information, puis passer au point suivant de l’ordre du jour.

6. La majeure partie de la réunion devrait être consacrée à la prise de décisions et à la concentration sur les actions futures, et non sur les résultats passés.

sept. Tenez-vous en à votre emploi du temps. Commencez et finissez toujours à l’heure.

8. Nommez un animateur de réunion pour garder les choses sur la bonne voie (généralement la personne qui a convoqué la réunion), mais rappelez-vous que le succès de la réunion est la responsabilité de chacun.

9. Ne planifiez aucune réunion pour qu’elle dure plus d’une heure. L’esprit ne peut absorber que ce que les fesses peuvent endurer.

dix. Tout le monde participe. Personne ne domine.

11. Interdire la technologie à moins qu’elle ne soit nécessaire pour les réunions.

12. Affectez quelqu’un pour prendre des notes minutieuses et envoyez par e-mail un mémo soulignant ce qui a été accompli à tous les participants dans les 24 heures suivant la réunion. Documentez les responsabilités confiées, les tâches déléguées et les échéances assignées.

13. Alignez-vous sur les décisions afin que chacun parle d’une « seule voix » lors du partage d’informations avec le reste de l’organisation.

14. Soyez clair sur les informations qui peuvent être partagées et celles qui doivent rester confidentielles au sein du groupe.

15. Si quelqu’un n’est pas d’accord avec une décision, il doit accepter de « ne pas être d’accord et de s’engager ».

16. Soyez dur avec les idées et indulgent avec les gens.

17. Écoutez les autres et ne les interrompez pas. Une seule personne parle à la fois.

18. La base d’une réunion efficace est dialogue ouvert et honnête. Assurez-vous que les gens peuvent parler avec franchise et discuter de sujets difficiles sans crainte de représailles. Gérez les différences ou les conflits ouvertement et positivement.


Si vous souhaitez entrer en contact avec moi, j’aimerais avoir de vos nouvelles. S’il vous plaît visitez mon site à https://johnspence.com/contact/ et dites-moi comment je peux vous aider.

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